ZARZĄDZENIE NR 3/2017 Wójta Gminy Wałcz z dnia 5 stycznia 2017 r. w sprawie wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Wałcz
ZARZĄDZENIE NR 3/2017
Wójta Gminy Wałcz
z dnia 5 stycznia 2017 r.
w sprawie wprowadzenia Centralnego Rejestru Umów w Urzędzie Gminy Wałcz.
Na podstawie art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. 2016 poz. 446) oraz art. 69 ust.1 pkt 2 ustawy z dnia 27 sierpnia 2009r. o finansach publicznych
(Dz. U. 2016 poz. 1870) celem zapewnienia funkcjonowania adekwatnej, skutecznej i efektywnej kontroli zarządczej, zarządza się co następuje:
§ 1. 1. W Urzędzie Gminy Wałcz wprowadza się Centralny Rejestr Umów w celu nadania numerów umów i ich rejestracji.
2. Rejestracji podlegają zarówno umowy na czas nieokreślony jak i pozostałe umowy.
§ 2. 1. Każda umowa, której stroną jest Gmina Wałcz podlega rejestracji.
2. Każda umowa wytwarzana przez pracowników Urzędu przygotowywana jest w czterech egzemplarzach.
§ 3. 1. Centralny Rejestr Umów prowadzi pracownik samodzielnego stanowiska ds. kancelaryjnych wg wzoru stanowiącego załącznik nr 1 do zarządzenia.
2. Każda umowa rejestrowana jest formie papierowej oraz elektronicznie w systemie E-Obieg – dotyczy umów przychodzących i rozsyłana elektronicznie do kierownika referatu/ pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za jej realizację, zastępcy Wójta, Skarbnika oraz Sekretarza.
3. Komórki organizacyjne/samodzielne stanowiska Urzędu prowadzą wewnętrzne rejestry umów, według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do zarządzenia.
4. Rejestry o których mowa w ust. 1 i 3 prowadzi się dla każdego roku kalendarzowego oddzielnie lub przez kilka lat. Przy wykorzystaniu rejestrów przez kilka lat zapisy poszczególnych lat należy zakończyć z pozostawieniem całej nie zapisanej strony, którą należy przekreślić. Numerację zapisów rozpoczyna się w każdym roku od nr 1.
§ 4. Obowiązek rejestracji umów w Centralnym Rejestrze Umów:
1. Dotyczy wszystkich umów zawartych w formie pisemnej, z którymi wiążą się skutki finansowe, z wyłączeniem umów wynikających ze stosunku pracy, zawartych na podstawie Kodeksu pracy,
2. Spoczywa na pracowniku merytorycznie odpowiedzialnym za realizację danej umowy.
§ 5. Za właściwe przygotowanie projektu umowy lub uzgodnienie zapisów w przypadku, gdy projektodawcą jest druga strona umowy, odpowiedzialny jest pracownik prowadzący daną sprawę.
§ 6. 1. Za bezpośredni nadzór na realizacją umowy i merytorycznym rozliczeniem umowy odpowiada kierownik komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko urzędu, gdzie umowa została przygotowana lub gdzie umowa wpłynęła.
2. Za poprawność formalno – rachunkową rozliczenia umowy odpowiada Skarbnik Gminy.
§ 7. 1. Umowa przedłożona do rejestracji w Centralnym Rejestrze Umów zawiera:
-
numer nadany przez kierownika komórki organizacyjnej/samodzielne stanowisko Urzędu, w której dana sprawa jest realizowana (w przypadku umów zewnętrznych przyjmuje się numerację nadaną przez daną instytucję), na który składa się:
1) symbol komórki organizacyjnej/samodzielnego stanowiska Urzędu,
2) pozycja, pod którą umowa została zarejestrowana w danej komórce organizacyjnej/ samodzielnym stanowisku Urzędu,
3) rok zawarcia umowy,
-
parafę pracownika prowadzącego daną sprawę na każdej stronie umowy,
w jej lewym dolnym rogu, -
akceptację pod względem formalno-prawnym radcy prawnego poprzez odciśnięcie pieczęci imiennej wraz z podpisem na ostatniej stronie oraz parafowanie każdej ze stron umowy,
-
kontrasygnatę Skarbnika Gminy lub osoby przez niego upoważnionej,
-
podpisy osób upoważnionych do jej zawarcia.
2. Pracownik prowadzący Centralny Rejestr Umów potwierdza fakt zarejestrowania umowy w rejestrze poprzez opatrzenie egzemplarza umowy pozostającego
w Urzędzie pieczęcią o treści:
„zarejestrowano w Centralnym Rejestrze Umów Urzędu Gminy Wałcz
w dniu …………… pod Nr ……..” i podpisem.
3. Umowy zarejestrowane w Centralnym rejestrze przechowywane są we właściwej komórce organizacyjnej / samodzielnym stanowisku Urzędu merytorycznie odpowiedzialnym za realizację umowy oraz w jednym egzemplarzu przekazywane dla Skarbnika w celu zaksięgowania zaangażowania środków – przekazania dokonuje pracownik odpowiedzialny merytorycznie za realizację umowy.
§ 8. Zasady przygotowywania, rejestracji i realizacji umów, o których mowa w niniejszym Zarządzeniu mają odpowiednie zastosowanie do aneksów do umów.
§ 9. 1. Wykonanie Zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
2. Zobowiązuje się wszystkich pracowników Urzędu Gminy Wałcz do zapoznania z treścią niniejszego Zarządzenia oraz do ścisłego przestrzegania jego postanowień.
§ 10. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
WÓJT GMINY WAŁCZ
Jan Matuszewski
Załączniki do pobrania
Lp. | Plik | Data dodania | Liczba pobrań |
---|---|---|---|
1 | Załącznik nr 1.doc (DOC, 38.00Kb) | 2017-01-10 13:39:36 | 671 razy |
2 | Załącznik nr 2.doc (DOC, 36.00Kb) | 2017-01-10 13:39:36 | 598 razy |
Metadane - wyciąg z rejestru zmian
Akcja | Osoba | Data |
---|---|---|
Dodanie dokumentu: | Rafał Falkowski | 10-01-2017 13:30:34 |
Osoba, która wytworzyła informację lub odpowiada za treść informacji: | Joanna Mackiewicz | 05-01-2017 |
Ostatnia aktualizacja: | Rafał Falkowski | 10-01-2017 13:39:36 |